今日のふた言

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歓送迎会の案内はメールでも失礼に当たらない?案内文の書き方を紹介

      2016/01/29

歓送迎会


春は出会いと別れの季節です。

そのため、人事異動などで今までお世話になった方をお見送りする送別会と新入社員や途中採用などで新たに職場へやってきた方を歓迎する歓迎会をまとめて催される歓送迎会は、社会人ならばよくあることです。


しかし、今までは歓送迎会に招待されて参加していた方の中に本年度から幹事として日程や準備を任された方もいらっしゃるかと思います。

そこで、今回は歓送迎会の案内状を上司や先輩にメールで送っても失礼に当たらないかどうかをご紹介したいと思います。


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歓送迎会の案内状をメールで送信しても失礼に当たらない?

メール
歓送迎会の案内状をメールで送信するのは失礼にあたらないか心配になりますよね。


一般的な案内状は、人数分の封書を用意し、1人1人手渡しで配ってゆくのがマナーですが、現在はメールで案内状を送ったり、ポスターを作成して社内掲示板で告知するなど様々な連絡方法で行われています。


ですので、上司や先輩へメールで歓送迎会の案内を送るのは失礼に当たりませんのでご安心ください。


では、歓送迎会の案内状をメールで送るにはどのような内容を記載したら良いのでしょうか?

案内状には通知目的と出欠席の役割があり、さらにお迎えする方と送り出す方への招待状の3つの役割があります。


では、案内状をメールで作成するポイントをご紹介します。



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歓送迎会の案内状の作成

メール
まず、歓送迎会には以下のことを明記します。

【参加者】
・目的
・内容
・主催者
・日時
・場所
・参加費
・主役となる人物
・出欠席の確認

【主役】
・目的
・内容
・主催者
・日時
・場所
・主役となる人物
・出欠席の確認

※主役となる方々には案内状ではなく、招待状の形式でメールを送るのが常識ですので、お間違えのないようにご注意ください。


メールで案内状を送付する場合は、送信者が出欠の取りまとめを行う必要があります。

そのため、案内には「○月○日までにこのメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」という文を付け加えておくと良いでしょう。

送信メールへ返信する形で取りまとめると便利に出欠状況を確認できると思います。


まとめ

今回は歓送迎会の案内状の書き方のコツを紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか?


新たな門出を迎えた方々を気持ち良くお迎えしたり、送り出すとても大切な宴ですので、事前に打ち合わせを行っておき、失敗してもすぐに対処できるよう、シミュレーションを行っておくようにしましょう。

また、分からないことは、先輩や上司に相談し、1人で抱え込まず、助け合いながら進めてゆくようにしてください。それでは、記憶に残る素敵な歓送迎会を催してください。


※幹事の役割や流れはこちらの記事です。

⇒ 歓送迎会の幹事の役割とは?押さえておきたい段取りと進行方法


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