歓送迎会の幹事の役割とは？押さえておきたい段取りと進行方法

前回の記事「歓送迎会の案内はメールでも失礼に当たらない？」では、歓送迎会の案内について書かせてもらいました。

やはり、突然幹事を任されても、いったいどこから手を付けて良いか悩みますよね。

そこで、今回は歓送迎会での幹事の役割や段取りを紹介したいと思います。歓送迎会の幹事の大まかな役割は、歓送迎会の主役となる人物の把握・開催する日程・参加人数・予算・お店の予約・会場のセッティング・歓送迎会の進行となります。

では、歓送迎会の幹事になれらた方の一連の流れをまとめてみましたのでご確認ください。

歓送迎会を開催するまでの流れ

□歓送迎会の主役となる人物の把握

歓送迎会は、新入社員や途中採用、退職者など迎え入れる方と送り出す方が主役の宴会です。

ですので、主役となる方の人数・性別・氏名・部署または業務などを入念に確認しておきましょう。もしも、人事異動で新たな部署へやってきた方がいらっしゃる場合は、異動される前の部署などもしっかり押さえておきましょう。

□主役となる人物の異動日や退職日

主役となる方々をお迎えする日と送り出す日を確認しておきます。

□日程

歓送迎会を催す際、以下のことに注意しながら日程を決めましょう。

・主役となる人物の着任日・入社日・退職日・異動日
・仕事に支障が出ない日
・主役となる人物の配属先の方や所属長が参加可能な日
・大勢の方々が出席できる日
・発起人や歓送迎会を催す責任者の方が出席可能な日

これらのことを上司や先輩など職場で働いている方々と相談しながら日程を決めてゆきます。特に責任者とはしっかり話し合いを行っておくとスムーズに日程が決まるかと思います。

□予算

歓送迎会を催す際、忘れてはいけないのが予算です。予算を決める際は以下のことに注意しましょう。

・個人負担(会員制)なのか会社負担なのか。
・男性と女性の参加費を同額にするのかどうか。

このあたりは歓送迎会の責任者と相談して進めてゆきましょう。

□役割分担

歓送迎会をスムーズに進行させるためには役割分担はとても大切なことです。役割分担には「準備企画係」と「当日係」の2つあり、各々が準備を進めてゆきます。

「準備企画係の準備」
・会場選定(予約・打ち合わせ等)
・当日行われるプログラム企画と準備
・主役および参加者への案内状作成
・参加人数の確認
・お会計

「当日係」
・司会進行
・撮影
・準備のサポート
・お会計　など。

規模が小さい場合は、1人でこれらの仕事をこなさなくてはなりません。ですが、初めての幹事で馴れない場合は先輩や同僚に相談して手伝ってもらいながら準備を進めてゆきましょう。

□会場の確保

準備企画係の方々は、歓送迎会の会場となるお店を探さなくてはなりません。歓送迎会の会場を決定する際のルールがありますので、ご紹介します。

1．予算に合う
2．参加者が集まりやすい
3．大人数でも十分なスペースがある
4．宴の主旨や目的に合う
5．参加者の好みや年齢、性別に合う
6．割引券や優待券などが活用できる
7．座敷・立食・テーブル席の確認
8．会場を貸切することができる
9．会場を延長する際の料金
10．帰宅時の交通手段

これら10項目は最低限確認しておくようにしましょう。特に10の帰宅時の交通手段の確認は必須です。

また、会場のキャンセル料がいつから発生するかなども事前に確認しておくことも大切ですので、お店の方に訪ねておきましょう。

□料理や飲み物

大勢の方々が参加される歓送迎会ですが、ヒトによっては好き嫌いや食物アレルギーを持っている方もいらっしゃいますので、事前に参加される方の好き嫌いや食べ物に対するアレルギーの有無を確認しておきましょう。
また、歓送迎会ではアルコールを飲まれることと思いますので、出来る限り飲み放題サービスのあるお店を予約しておくと安心です。

□歓送迎会の告知

歓送迎会の準備が整ったら、社内回覧や社内掲示、メールなどで職場の方々に案内状を送ります。

□参加者の氏名と人数を確認

歓送迎会の告知を終えたら、参加者の氏名と人数を確認します。そして、会場となるお店の方に人数分の料理と飲み物の準備を行って頂きましょう。

歓送迎会当日の流れ

□当日の進行

歓送迎会のメインとなる当日の進行は、当日係と準備企画係できちんと話し合い、責任者に確認を取るようにしましょう。

歓送迎会では、開始の言葉から始まり、出席者の中で最も偉い方の挨拶、乾杯、会食、宴の主役の紹介と挨拶、花束や記念品の贈呈、〆の挨拶が大まかな流れとなります。

しかし、職場によってはスピーチや余興を行う場合もございますので、誰にスピーチを頼むのか、余興の準備と景品などを事前に確認しておくことも忘れてはいけません。また、花束や記念品を贈る際、必ず花言葉を確認し、縁起の悪い品物を贈らないようにしましょう。

□当日の役割

幹事の方は、当日休んでいてはいけません。歓送迎会当日の幹事の役割は以下の通りです。

・司会進行
・参加人数の確認
・参加者の人数に合わせた料理の数量変更の手配
・参加費の徴収及びお店への支払い

歓送迎会の進行は以前担当したことのある先輩などに確認しておくとスムーズに進行することが可能ですので、事前に相談しておくと良いでしょう。

□会計

歓送迎会の当日を迎え、無事に宴を終えることができたら、請求書と領収書を合わせて収支報告を行います。

必要あらば、参加者の方々へ返金したり、職場のレク費として繰り越しに使用します。そして、最後に責任者へ報告と提出を行えば完了です。