歓送迎会の挨拶の順番と乾杯のタイミングとは？

3月から4月にかけて行われる歓送迎会は、今まで会社のために尽力してくださった方々とのお別れする送迎会と途中採用や異動、大学を卒業したばかりのフレッシュマンの方々をお迎えする歓迎会を同時に行うイベントです。

歓送迎会は丁度3月末に訪れる決算や新体制の発表が完了した頃に行われるため、幹事の方はこの忙しい時期に歓送迎会の準備と仕事を両立しなくてはなりません。

歓送迎会の幹事に抜擢される方は、主に入社1年目の方が行うことが多い傾向にあり、初幹事として尽力しなくてはなりません。

しかし、初めて幹事を任された方は何をどうしたら良いか悩みますよね。

そこで、今回は歓送迎会の幹事を任された方必見！挨拶の順番と乾杯のタイミングをご説明したいと思います。

歓送迎会の挨拶の順番と進行について

歓送迎会を経験された方ならば、ある程度の流れをご存知かと思いますが、ここでもう1度確認しておきましょう。

歓送迎会の流れ

1．開会の言葉
幹事である司会者の方が新任者と転出者を紹介します。

2．始めの挨拶
職場の代表者が歓迎と送迎についての挨拶を行います。

3．乾杯
職場の次席者もしくは年長者の方が乾杯の音頭をとります。

4．会食と歓談
フレッシュマンの方々が楽しく食事が行えるように幹事の方はしっかり配慮しましょう。

5．新任者からの挨拶
新任者の方をたて、転任者よりも先に挨拶をしてもらいます。

6．花束と記念品贈呈
新任者の方々には花束を贈り、転出者の方々には記念品を贈ると良いでしょう。

7．転出者からの挨拶
転出者の方々の謝辞を頂きます。

8．締めの挨拶と手締め
締めの挨拶の後、手締めの音頭をとります。

9．閉会の言葉
型どおりの挨拶で結び、歓送迎会を終了します。

歓送迎会では幹事の方が司会者となり、スムーズに宴会が行われるようにペース配分を考えながら進行して行かなければなりません。

歓送迎会の司会の方は、開会の言葉と共に歓送迎会の趣旨と大まかなタイムスケジュールを説明し、コース料理や飲み放題などのサービスを受けている、または料理や飲み放題、会場を使用する時間に制限がある場合はそれらも合わせて伝えておきましょう。

歓送迎会について大切なことを伝えましたら、その流れで上役の方に始めの挨拶を行って頂き、挨拶を行って頂いたことへの感謝の言葉を述べ、その流れで乾杯の挨拶をあらかじめ頼んでおいた方に音頭を取ってもらいましょう。

また、歓送迎会は「送迎会」と「歓迎会」を同時に行うため、偏った内容にならないようにするのも幹事の役割ですので覚えておきましょう。

歓送迎会の幹事の仕事とは？

歓送迎会での幹事の役割は、会場となるお店の予約から始まります。

参考⇒　歓送迎会の幹事の役割とは？押さえておきたい段取りと進行方法

まず、歓送迎会に何人参加されるのか・新任者の人数・転出者の人数を確認します。ですので、歓送迎会の案内を職場で配布し、参加の有無を確認します。

そして、参加される最大人数でお店を予約し、最終的に何人になるのかをお店にお伝えする日付けをお店の方と相談して決めておきます。

このとき、キャンセル料などの確認をしておくことを忘れないでください。

お店の予約が取れたら、最終的な出欠席を取り、出席者名簿を作成します。

歓送迎会の流れも決まり、最も地位の高い方に初めの挨拶を頼み、主任もしくは年長者の方へ乾杯の音頭を頼んでおきます。また、締めの挨拶と手締めを行ってくださる2番目に偉い方にも事前に挨拶を頼んでおくことも忘れないでください。

また、歓送迎会で重要なのが時間配分ですので、挨拶を頼む方に挨拶に設ける時間を事前に伝えておくと当日スムーズに会を進行させることができます。

他にも新任者と転出者への花束や記念品を購入するための集金や歓送迎会の参加費などを徴収するのも忘れずに行い、同時に花束や記念品を贈呈する担当者などもリスト化しておくと当日慌てずに済みます。

歓送迎会の準備が一通り終わったら、当日までにもう1度会場となるお店へ行き、お店の雰囲気や料理の写真、席のセッティングなど細かくチェックしたら、転出者の方々が挨拶を行っている最中に料理の提供をストップしてもらうなどの打ち合わせも行っておくと、転出者の方の挨拶の際、会場がしんみりとしますので、そのような配慮をしておくと素敵な歓送迎会を催すことができます。

まとめ

歓送迎会の幹事を初めて任された方は、何から手を付けて良いのか悩むかと思います。

そういったときは、以前歓送迎会の幹事を任された方にお話を聞き、たいへんだと思ったら1人で抱え込まずに、大勢で役割分担するとスムーズに進めることができますので、抱え込まず、助け合って準備を行うようにしましょう。